As obrigações fiscais de uma empresa vão muito além do pagamento dos tributos e das contribuições. A declaração desse pagamento também é um procedimento muito importante para as empresas. Por isso, todo gestor ou administrador de empresa precisa conhecer as regras aplicadas na declaração de cada regime tributário, como é o caso da DIRF.
O que é DIRF?
A DIRF (Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte) é um tipo de documento obrigatório para todas as empresas. A elaboração desse documento conta com vários dados importantes sobre a contribuição ao IRRF (Imposto de Renda Retido na Fonte). Destinado à Receita Federal, esse documento oferece todas as informações que esse órgão público precisa para apurar os pagamentos e os créditos em relação ao IRRF.
Como a DIRF é uma declaração obrigatória, as empresas precisam enviar esse documento para a Receita Federal até o prazo estipulado pela legislação. Caso esse pagamento não seja feito dentro do prazo, a empresa pode sofrer com multas e outras sanções que serão aplicadas pela própria Receita Federal.
Para que serve?
Através dos dados fornecidos na DIRF, a Receita Federal consegue cruzar informações fornecidas nas declarações do IR (Imposto de Renda) de acordo com o ajuste anual relativo as pessoas físicas. Isso tudo tem apenas uma finalidade, identificar inconsistências em relação aos dois dados informados nos arquivos de declaração. Sendo assim, a DIRF funciona como uma espécie de parâmetro para que o órgão fiscal possa detectar disparidades nas informações.
Caso essas disparidades sejam detectadas através das declarações, a Receita Federal entra em contato com o contribuinte para que ele preste esclarecimentos sobre as informações fornecidas. Nesse caso, o contribuinte terá que corrigir as informações erradas ou inconsistentes em relação as declarações enviadas para a Receita Federal. Por isso, é muito importante que a empresa guarde tudo que se refere as declarações emitidas e enviadas aos órgãos públicos.
Diferença de DIRF e DIRPF
Embora as duas abreviaturas sejam parecidas, há diferenças entre essas duas declarações. Como muitas pessoas se confundem entre DIRF e DIRPF, a própria Receita Federal colocou um alerta em suas páginas de orientações para que os contribuintes não se confundam na hora de enviar a sua declaração. O recado da Receita Federal é para que os contribuintes não confundam a DIRF com a DIRPF (Declaração do Imposto de Renda da Pessoa Física), que é algo completamente diferente da declaração enviada pelas empresas.
Para que você entenda ainda melhor a diferença entre essas duas declarações, temos que a DIRF é a declaração em relação ao IRRF, onde a emissão desse documento é feito pela fonte pagadora. Nessa declaração, a empresa informa todos os valores que foram transacionados em relação as contribuições do IRRF, considerando rendimentos creditados e pagos para os beneficiários.
Essa declaração é a que confrontará com a DIRPF, que é o tipo de declaração onde é informado os mesmos dados, com o diferencial que se trata exclusivamente dos funcionários da empresa. Nesse caso, a DIRPF é o documento que será utilizado para comparar as informações fornecidas na DIRF.
Quem deve emitir a declaração?
A emissão da DIRF é obrigatória para a maioria das empresas, mas como todos os adventos fiscais, há algumas exceções. Empresas que são tributadas através do Simples Nacional são isentas da declaração. Além disso, se a empresa não tiver nenhum registro de rendimentos pagos no ano-calendário anterior ao da declaração onde não houve incidência do IRRF, ela se torna isenta dessa declaração. Veja mais aqui: http://idg.receita.fazenda.gov.br/orientacao/tributaria/declaracoes-e-demonstrativos/dirf-declaracao-do-imposto-de-renda-retido-na-fonte/declaracao-do-imposto-sobre-a-renda-retido-na-fonte-dirf
Nesse caso, podemos definir que a obrigatoriedade no envio da DIRF se aplica para as empresas que pagaram qualquer rendimento onde houve a incidência do IRRF no ano-calendário anterior ao da declaração. Essa obrigatoriedade se aplica mesmo que esse pagamento tenha ocorrido em um único mês.
Além disso, empresas que efetuaram pagamento, remessa ou crédito fora do país com valores de aplicações financeiras, aluguéis, juros sobre capital, fretes internacionais, royalties e previdência privada, devem declarar todas essas informações por meio da DIRF.
Qual é o prazo para declarar?
A DIRF deve ser entregue pelas empresas enquadradas no envio dessa declaração até o último dia útil do mês de fevereiro. O envio é permitido a partir do 15º dia útil do mesmo mês. Como os dias variam, todos os anos a Receita Federal determina os dias para a entrega da DIRF, considerando a data de início e término da entrega da declaração.
Por exemplo, em 2017 a data limite para entrega da DIRF foi fixada no dia 15 de fevereiro. Já e m 2018, esse mesmo período máximo para a entrega da declaração foi fixado no dia 28 de fevereiro. Ou seja, não há um dia em específico, pois é necessário considerar apenas os dias úteis do mês. Lembrando ainda que a Receita Federal pode acabar fixando uma data que foge a essa regra caso haja algum fator externo.
Como é feito a emissão da DIRF?
Para emitir a DIRF a empresa precisa utilizar um sistema emissor, que nesse caso é o “Programa Gerador de Declarações” da Receita Federal, que também é chamado de PGD. Todos os anos esse sistema é atualizado pela Receita Federal para que seja disponibilizado aos contribuintes de forma gratuita. Por causa dessas atualizações, a disponibilização do programa quase sempre faz com que a data limite para a entrega da DIRF seja prorrogada.
Quando esse programa não é disponibilizado dentro do tempo ideal, o órgão fiscal acaba por prorrogar o prazo para a entrega da DIRF. Caso o programa seja disponibilizado antes do início do período de entrega da declaração, as datas seguem o padrão que já mencionamos anteriormente. Após a disponibilização do programa, as empresas devem realizar o download do mesmo, preencher e transmitir sua declaração para a Receita Federal.
Como esse documento é totalmente eletrônico, a assinatura dessa declaração também deve ser feita dessa forma. Nesse caso, a empresa precisa ter o seu certificado digital para validar juridicamente de acordo com a veracidade das informações fornecidas. Dessa forma, o documento passa a ter maior confiabilidade e segurança em relação aos dados que serão entregues para a Receita Federal.
