As empresas optantes pelo Simples Nacional possuem um tipo de declaração chamada de DEFIS, que é a “Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais“. É através dessa declaração que os órgãos fiscais como a Receita Federal entende sobre os dados econômicos e fiscais apresentados pela empresa dentro do período da declaração.
Neste post, explicaremos o que é DEFIS, para que ela serve, quais são as suas principais regras e características. Além disso, ensinaremos como realizar a declaração DEFIS a partir de etapas simples e fáceis. Confira tudo isso a seguir e muito mais.
O que é DEFIS?
A Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais, também chamada de DEFIS, é uma importante declaração realizada por empresas optantes ao Simples Nacional. Ela deve ser feita todos os anos sem exceções. Todas as empresas que utilizam o Simples Nacional como regime tributário devem realizar essa declaração. Mesmo aquelas que estão em situação inativa, onde não há nenhum faturamento ou mudanças estruturais.
De uma forma bem simples, a DEFIS se parece muito com a declaração do Imposto de Renda realizado pelas empresas. Nesse caso, a DEFIS se aplica apenas as empresas que utilizam o Simples Nacional. Já no caso das demais empresas, o preenchimento da DEFIS não é necessário.
Em vigor desde 2012, a DEFIS surgiu com a intenção de substituir a DASN que também tinha a função de prestar contas a Receita Federal por meio de uma declaração detalhada da empresa. Como o DEFIS entrou em vigor, a declaração passou a ser feita com algumas alterações.
Para declarar a DEFIS, a empresa precisa considerar uma série de itens importantes. Dentre as principais informações estão:
- Ganhos de capital da empresa;
- Número de empregados registrados no início do período da declaração;
- Número de empregados registrados ao final do período da declaração;
- Valor do lucro contábil apurado (apenas se a ME – Microempresa – ou a EPP – Empresa de Pequeno Porte – exceder o lucro limite para a categoria conforme determina o artigo 131 previsto na Resolução CGSN nº 94 de 2011);
- Identificação e rendimento de todos os sócios a partir dos dados:
- Nome completo e CPF;
- Dividendos;
- Pró-labore;
- Participação do sócio no capital social dentro do período da declaração;
- IRPF dos rendimentos recebidos pelo sócio através da ME ou EPP.
- Saldo da empresa em caixa ou banco no início e no final do período da declaração;
- Total de despesas que compõem o período da declaração, o que inclui despesas não-operacionais, operacionais, salários, custos, entre outros;
- Em caso de mudança da empresa dentro do período da declaração, o ocorrido deverá ser informado.
Quais são os prazos e as multas para o DEFIS?
A DEFIS funciona como a declaração do Imposto de Renda, ela possui uma data específica para ser entregue e multas vigentes caso a empresa deixe de realizar essa declaração. No caso da DEFIS, a data limite para a entrega da declaração é sempre o dia 31 de março de cada ano subsequente ao período que constará na declaração. Página do DEFIS: http://www8.receita.fazenda.gov.br/simplesnacional/servicos/grupo.aspx?grp=5
Como essa declaração é obrigatória, as empresas que deixarem de realizar a DEFIS terão que pagar uma multa por atraso na entrega, que nesse caso é prevista pelo artigo 66 através da Resolução CGSN nº 94 de 2011. Esse pagamento só será possível após o envio mesmo da DEFIS, onde a multa seguirá para o sistema PGDAS-D para que a empresa fique em dia com a Receita Federal.
Como declarar a DEFIS?
Se você não sabe por onde começar a declaração da sua empresa através da DEFIS, não se preocupe, nós ajudaremos você com um passo a passo completo de como realizar essa declaração. Para fazer a sua declaração, siga as etapas a seguir:
Etapa 1: Entre no Portal do Simples Nacional e procure no menu superior a aba “DEFIS”. Nesta aba, você deverá clicar em “Declarar”.
Etapa 2: Feito isso, você irá se deparar com uma tela onde é possível emitir uma declaração original ou retificadora. O ideal é que você mande a declaração original primeiro, e se posteriormente você notar algum erro na sua declaração você deverá enviar uma declaração retificadora, que será emitida sem custos, punição ou multa para a sua empresa.
Etapa 3: Após preencher todos os campos que aparecem na tela, você deverá clicar em “Continuar”. A próxima tela terá um menu lateral na esquerda, onde você deverá encontrar “Informações Econômicas e Fiscais”. Nesta aba, você terá acesso ao formulário para preenchimento da DEFIS.
Etapa 4: No formulário, você deverá informar todos os dados corretamente dentro do período em que a declaração será formulada. Veja algumas das informações e a que elas se referem em seu formulário:
- Ganhos de Capital – são os ganhos de venda de bens;
- Identificação e rendimento dos sócios – são as informações dos sócios da empresa;
- Participação em cotas no capital social – são as cotas em tesouraria que participam do capital social da empresa;
- Ganhos líquidos em operações de renda variável – são os valores arrecadados tanto com renda fixa quanto variável;
- Saldo em caixa ou banco no início e no final da declaração – são os valores da empresa no início e no final do período da declaração;
- Despesas do período – são os valores das despesas dentro do período da declaração.
Etapa 5: Depois de preenchida, a DEFIS deverá ser transmitida para a Receita Federal. Para concluir esse processo, você deverá clicar em “Salvar”, depois em “Verificar Pendências” e por fim em “Transmitir”. Dessa forma, você terá finalizado a sua declaração.
Ao término da declaração, é importante que você guarde o recibo dessa operação clicando no botão “Gravar recibo”. Essa é a forma correta de se respaldar caso haja algum erro na transmissão da sua DEFIS. Agora, se você notou algum erro na sua declaração ou mesmo deixou de informar determinado dado da sua empresa, saiba que não é possível preencher a sua DEFIS original novamente. No entanto, você poderá mandar uma DEFIS retificadora para corrigir o erro. Para mandar essa nova DEFIS, repita todas as etapas mencionadas até aqui novamente através da opção “Retificadora”.
